Unternehmen stellen ihren Kunden Produkte und Leistungen zur Verfügung. Das Ziel dabei: diese so attraktiv wie möglich zu gestalten, dass der Kunde mehr dafür bezahlt, als die Produktion und Bereitstellung tatsächlich kostet. Daher werden alle Aktivitäten im Unternehmen direkt oder indirekt für den Kunden bzw. die Leistung erbracht. Im optimalen Fall, realisiert das Prozessmanagement eine sehr hohe Kundenorientierung erreicht und eliminiert gleichzeitig alle nicht kundenorientierten Prozesse. Unternehmen erhoffen sich dadurch Wettbewerbsvorteile, eine nachhaltige Stabilität sowie eine höhere Ertragskraft. Effektives Prozessmanagement ist enorm wichtig für Unternehmen, wenn sie dauerhaft am Markt bestehen wollen. Die Prozesse müssen optimiert werden,damit Unternehmen effizienter und produktiver arbeiten können. Unerlässlich sind dafür sind neben der Ausführung die Prozessdokumentation und visuelle Darstellung, also das End-to-end-Prozessmanagement.

Was ein Prozess ist

Ein Geschäftsprozess ist eine Folge von Aktivitäten, die auf das Erreichen eines Ziels ausgerichtet sind. Zum Beispiel Beschaffungsprozesse, Verkaufsprozesse und Bestellvorgänge. Ein Prozess kann sich aus mehreren Teilprozessen zusammensetzen, doch 3 Elemente gehören immer dazu: das Ereignis (Input), die Aktivitäten (Bearbeitung) und das Ergebnis (Output). Der Einlagerungsprozess zum Beispiel setzt sich zusammen aus:

  1. Wareneingang,
  2. Transport im eigenen Haus
  3. Erfassung im Computersystem
  4. Zuordnung eines Lagerplatzes

Ergebnis bzw. Output ist die Einlagerung der Ware auf dem entsprechenden Lagerplatz.

Warum Prozesse dokumentiert werden müssen

Um Prozesse richtig zu strukturieren und die Verantwortlichkeit den entsprechenden Bereichen und Personen zuzuweisen, ist das Dokumentieren bzw. Visualisieren der Prozesse unerlässlich.

Was ist Prozessmanagement?

Das Prozessmanagement ermöglicht die Ausrichtung sämtlicher Prozesse an den strategischen Zielen eines Unternehmens. Darüber hinaus unterstützt es die Entwicklung von Prozessarchitekturen und das Einrichten von an den Unternehmenszielen ausgerichteten Prozessmesssystemen. Dazu gehört auch die Schulung der Mitarbeiter, die ein effizientes Prozessmanagement realisieren sollen. Das Geschäftsprozessmanagement arbeitet mit verschiedenen Automatisierungsansätzen: Workflow-Management-Systeme, XML-Geschäftsprozesssprachen, ERP-Systempakete usw.
Der Begriff „Management“ betont die Fähigkeit der Prozessmodule, den Prozessfluss zu steuern, Geschäftsprozesse automatisch zu messen sowie die Verantwortlichen zur effizienten Umsetzung des Prozessmanagements zu schulen.  Eine geeignete Business Process Management Software übernimmt die Prozessautomatisierung und steigert so Effizienz und Produktivität im Unternehmen.

Anforderungen an einen Geschäftsprozessverantwortlichen

Der Werkzeugkasten eines Geschäftsprozessverantwortlichen besteht aus Schlüsselqualifikationen und Methoden, die auch in anderen Bereichen angewendet werden können. Dazu zählen:

  • Knowledge Management
  • Total Quality Management
  • Business Intelligence
  • Customer Relations Management CRM
  • Change Management
Des Weiteren sollten Prozessverantwortliche mit folgenden Methoden vertraut sein:

Wozu man Prozessmanagement braucht

Zielführend strukturierte Prozesse findet man in der Regel in gut organisierten und erfolgreichen Unternehmen. Dabei ist immer geklärt, welche Prozesse zu welchen Zeitpunkten in welchen Verantwortungsbereichen liegen. Des Weiteren leistet ein effektivstrukturiertes Prozessmanagement einen erheblichen Beitrag zum Qualitätsmanagement und der Organisation des Unternehmens. Beispielsweise wird jedem Mitarbeiter ein eigenes Aufgabenfeld zugeteilt, erläutert und in wenigen Schritten dargestellt. Der Zugriff auf einzelne Dokumente oder Strukturen sowie die Visualisierung und genaue Dokumentation werden durch die entsprechende Software erheblich vereinfacht. Die Software sollte dabei exakt auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein, damit die Workflow-Ausführung ohne Probleme und Verzögerungen gewährleistet werden kann. So können Unternehmen leichter die aktuellen Qualitätsmanagementnormen erfüllen. Anschließend kann ein Zertifikat ausgestellt werden, welches mittlerweile für viele nationale und internationale Kunden eine Grundvoraussetzung für die Zusammenarbeit ist. Die EN ISO 9001 ist dabei die wichtigste und verbreitete Norm.

Vorteile eines effizientes Prozessmanagements

  • Erheblich kürzere Eingewöhnung: Optimal dokumentierte Prozesse beschleunigen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
  • Leichtere Fehlersuche: Fehler und unwirtschaftliche Vorgehensweisen können schneller identifiziert und korrigiert werden
  • Eindeutig definierte Verantwortlichkeiten: Einfach erkennbare Schnittstellen zwischen den Bereichen vermeiden Unklarheiten
  • Verbesserungspotentiale: Existierende Prozesse können kontinuierlich optimiert werden
  • Höhere Effektivität: Produkte oder Leistungen werden pünktlich fertiggestellt und nehmen nur die zugeteilten Ressourcen in Anspruch
  • Höhere Effizienz: Optimale Ergebnisse durch Einhaltung der vorgegebenen Ressourcen (Material, Raum und Geld) sowie höhere Produktivität
  • Höhere Flexibilität: Unternehmen können spontaner und flexibler auf Kundenwünsche reagieren
  • Schnelligkeit: Unternehmen erreichen ihre Ziele mit weniger Schritten und in kürzerer Zeit
  • Transparenz: Nachvollziehbare Arbeitsschritte erleichtern Mitarbeitern, sich mit den Prozessen vertraut zu machen
  • Optimierung: Durch die ständigeÜberprüfung und Anpassung der Prozessabläufe werden kontinuierliche Verbesserungen erzielt und die Qualität gesteigert

Wie man das Geschäftsprozessmanagement wesentlich vereinfachen kann

Prozesse können mit einer entsprechenden Workflow Management Software (Business Process Management) automatisiert und vereinfacht werden. Auch firmenspezifische Lösungen sind erhältich. Der Anbieter Comindware hat eine Workflow-fokussierte Prozessmanagement Software für die Automatisierung abteilungsinterner und -übergreifender Prozesse entwickelt. Comindware Tracker ist ein Workflow Process Tool für die Verwaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen, um diese besser zu koordinieren und agiler zu gestalten. Das hochmoderne Process Management Tool automatisiert die Workflow-Verwaltung und ersetzt die unproduktive Prozessverfolgung per Email und Tabellenkalkulation. Die Systemeinrichtung ist sehr schnell und einfach erledigt. Auf https://www.comindware.com/de/workflow-management-software/sind nähere Informationen über die Software zu finden.

Ein wichtiger Vorteil von Prozessmanagement Systemen für die Workflow-Verwaltung ist, dass auch technisch unerfahrene Nutzer Geschäftsprozesse schnell und einfach automatisieren können. Zeit- und Kostenaufwand für umfangreiche IT-Entwicklungen werden also eingespart.

Schlagwörter: 
Share →

Hinterlasse eine Antwort

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

*

Du kannst folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>